Oluline on tunda oma sihtgruppi – “Mis sõnumid?” mooduli kokkuvõte
Märtsi alguses lõppes Tartu 2024 esimese kultuuri- ja haridusprogrammi arendusprotsessi viies moodul “Mis sõnumid?”. Kuna arendusprotsessi viimane moodul pealkirjaga “Kui palju?” algas samal kuul, on aeg võtta kokku tehtud töö ja jagada muljeid protsessis osalevatelt projektiarendajatelt, sihtasutuse teabe- ja turundusvaldkonna juhilt ja värskelt loomenõukogu liikmelt.
Projektiarendajate muljed
Viies moodul, mille keskseks teemaks oli kommunikatsioon, algas 22. jaanuaril veebiseminariga. Hanna-Liis Kont, projekti Luues Lähedust. Kiusuennetus kunstimuuseumis eestvedaja, tõstis esile õpetlikud ja sisutihedad ettekanded, mis täitsid seminaripäeva. Ta sõnas: “Sain uut ja väärtuslikku infot Tartu 2024 kommunikatsioonistrateegia ning persoonade kohta, mis oli abiks, et hiljem neid oma projekti sihtgruppidega kõrvutada ja seeläbi vastav projekti tahk uuesti põhjalikult läbi mõelda.” Peamiselt tõi ta välja Laulu- ja tantsupeo korraldust puudutava ettekande, mis sisaldas tema jaoks innustavaid ja leidlikke näiteid koostööprojektidest eri valdkondade ning ühiskonnagruppide vahel.
Projekti Kasvades Oma Toiduga eestvedaja Elen Peetsmann arvas samuti, et kommunikatsioonikanalite põhjalik kaardistamine erinevate persoonade kaupa oli huvitav. “Saime aru, kui oluline on tunda oma sihtgruppi,” selgitas Peetsmann, “peame nüüd vajalikuks ka mõningate intervjuude läbiviimist sihtgrupiga, et mõista milliseid kommunikatsioonikanaleid nad kasutavad.”
Kõige enam raskusi tekitas Luues Lähedust projektimeeskonnale seminaripäeva kiire tempo. “Kuna meil ei olnud võimalik tiimiga samas ruumis koguneda, siis mitu paralleelselt kasutuses olnud veebipõhist suhtluskanalit hajutasid tähelepanu ning lõid pisut liiga hektilise töökeskkonna,” nentis Kont. Projekti Kasvades Oma Toiduga arendaja sõnul tundis nende projekt puudust ühest sobilikust persoonast: keskmise või kõrgema sissetulekuga kohalikust perest, kes on huvitatud tervislikust toidust ja jätkusuutlikust eluviisist.
Mõlemad arendajad toonitasid kommunikatsiooniplaani koostamise keerukust. Hanna-Liis Kont sõnas, et SPOKU vastuste kirjutamise puhul oli keeruline otsustada, kuidas kogu vajalik info loetavalt ja hoomatavalt sisestada, samas hoides plaani piisavalt selge ja üleliigsete detailideta. Elen Peetsmann väitis, keeruline on teha kommunikatsiooniplaani nii varakult, kuna mõtlema pidi nii sisulisele ettevalmistusele kui avalikkusega suhtlemisele.
Loomenõukogu tagasiside
23. veebruaril kogunesid Tartu 2024 loomenõukogu, programmiliinide juhid ja sihtasutuse teabe- ja turundusvaldkond, et ühiselt koostada arendajatele tagasiside. Loomenõukoguga asja liitunud Kati Ilves leidis, et kirjutatud projektiosad olid suhteliselt erinevad. “Mõned projektid on väga kenasti kuju võtnud ja nende kommunikatsiooniosa on peaaegu paigas või heas arengus,” ütles Ilves. Samas leidub ta sõnul projekte, mille puhul võiksid arendajad vaadata üle projekti tuuma ning mõelda, missuguseid suuremaid või väiksemaid ümberkorraldusi veel teha saaks, et lõpptulemus ehk sündmus oleks tugev ja terviklik.
Ilvese hinnangul oli positiivne see, et üldiselt arendaja tunneb oma peamist publikut või sihtrühma ja on valmis looma sideme ka uute sihtgruppidega, vähemalt kohalikul tasandil. Samas on ka arengukoht. “Paljudel projektidel tuleks mõelda esmalt endale selgeks, kas nad ise läheksid taolist üritust mõnda teise Euroopa riiki vaatama või ongi tegemist ennekõike kohalikule kogukonnale suunatud programmiga,” lõpetas Ilves.
Teabe- ja turundusvaldkonna juhi kokkuvõte
Arendusprotsessi viienda mooduli läbiviimist koordineeris SA Tartu 2024 teabe- ja turundusvaldkonna poolt selle juht Kalle Paas. “Ma loodan, et selle mooduli projektiosade kirjutamine pakkus tiimidele peamurdmist ja andis uusi vaatenurki kõigele kavandatule,” sõnas ta. “Kommunikatsioon ei ole ju asi iseenesest, vaid toetab tegevuskavva kirjapandu elluviimist. Me oleme jõudmas selle aastapikkuse arendusprotsessi viimasesse faasi ja lähikuudel tuleb läbi mõelda ka kõik seni projekti kirjutatu,” rõhutas valdkonnajuht.
Paasi sõnul peavad projektimeeskonnad veel enne arendusprotsessi lõppu püüdlema suurema detailsuse poole. “Kommunikatsiooni kirjeldavate projektiosade kõige levinum puudus oli sõnumite, kanalite või neisse planeeritud tegevuste üldsõnalisus,” kirjeldas Paas. “Miks on vaja detailsust? Kui projekti pakutud kommunikatsioonitegevused on liiga üldised, on neid ka keeruline eelarvestada ja mehitada. Eriti, kui projekt on unikaalne ja puudub kogemus või võrdlusalus eelneva samasuguse projekti elluviimisest,” selgitas valdkonnajuht.
“Samuti aitab detailitäpsus märgata uusi analüüsimist nõudvaid riske, mis üldsõnalisuse korral märkamata jääksid. Riskide põhjalik analüüsimine aitab omakorda täiendada projekti üldist tegevuskava kui ka eelarvet,” leidis ta.
“Ma tänan projektide arendajaid selles moodulis tehtud töö eest ning soovin edu viimasteks kuudeks,” sõnas Kalle Paas, lisades: “Korraldajate poolt ütlen aitäh ka veebiseminaril kogemusi jaganud kommunikatsiooniekspertidele Sten Weidebaumile ja Maris Hellrandile, samuti Euroopa kultuuripealinna Turku 2011 kommunikatsioonijuhile Saara Malilale ning projektiosi tagasisidestanud kuueliikmelisele kommunikatsiooniprofessionaalide tiimile.”
Tartu 2024 esimene kultuuri- ja haridusprogrammi arendusprotsess viiakse ellu 2020-2021 ning sellest võtavad osa projektid, mis esindasid Tartut ja 19 Lõuna-Eesti omavalitsust võidukas Euroopa kultuuripealinna kandidatuuriraamatus “Ellujäämise Kunstid”. Projekte nõustab Tartu 2024 loomenõukogu. Arendusprotsessi edukalt läbinud projektid jõuavad Euroopa kultuuripealinna ametlikku programmi. Pärast esimest arendusprotsessi tulevad selle eeskujul järgmised.