Vabatahtlike kaasamine (Jaan Ulst)
Tere, minu nimi on Jaan Ulst. Ma olen Tartu 2024 programmiliini Inimene ja Oskused juht.
Olen olnud 2015. aastast vabatahtlik teadlikult erinevatel sündmustel nagu näiteks Uue Maailma tänavafestival, Tallinn Music Week, Pimedate Ööde filmifestival, Latitude59 ja Integratsiooni Sihtasutus. Vabatahtlike juhi rollis olen olnud PÖFFil ja Tallinn Music Weekil.
Usun, et me kõik oleme aidanud kaasa mõne sündmuse loomisel. Selleks võib olla kasvõi õe või venna sünnipäevapidu, kus ehime ruumi, aitame lauda katta või küpsetame köögis.
Avaliku kultuurisündmuse korraldamisel tekib meil vastutus oma meeskonna, rahastajate ja külastajate ees.
Ideedel on tavaks suuremaks kasvada. Korraldajatena peame selleks valmis olema.
Täna räägin teile, kuidas kaasata vabatahtlikke, kelle abil oma ideed teostada.
Vabatahtlike kaasamise saame jaotada 5 etappi: Kaardista, kaasa, koolita, korralda ja kiida.
Kaardistamine
Vabatahtlike kaasajana oled sa sillaks projekti meeskonna ja vabatahtlike vahel. Sinu esimene ülesanne on küsida oma meeskonnalt, keda te soovite appi kutsuda. Sa pead aru saama, keda nad vajavad. Küsi julgelt, milliste oskustega inimest, millal ja kui pikaks ajaks vajad.
Näiteks vajatakse infotöötajaid, lava ehitajaid, autojuhte ja sotsiaalmeedia vabatahtlikke haldama Facebooki või Instagrami kontosid.
Kaardista kogu meeskonna vastused ning asu kaasama.
Kaasamine
Vabatahtlike kaasamise info levitamine erinevates kanalites on üks peamisi vabatahtlike saamise võtmetegevusi. Kui inimesed ei näe ega kuule, et sa vajad abi, siis nad ei oska end appi pakkuda.
Sõnumis peaksid välja tooma, keda, millal ja kui kauaks sa vajad. See on sama kaardistustöö, mis sa tegid meeskonnaga, ainult nüüd ehitad sa silla teist otsa: sa pead avalikkusele võimalikult täpselt kirjeldama, mis töö vabatahtlikku ees ootab.
Ankeet
Vabatahtlike registreerimiseks on hea mõte luua online-ankeet. Seal saad täpsemalt erinevad ametid ja vajadused lahti kirjutada. Vabatahtlikud saavad märkida sinna enda eelistused ja lisada ootused, hobid, keeleoskuse jne.
Ära unusta mainimast, mida sa vabatahtlikele töö tegemise eest pakud! Kindlasti võiksid leida võimaluse anda neile tööpäeval süüa ja hoolitseda nende transpordi eest. Lisaks on oluline sõnastada, et vabatahtlikud saavad hulga uusi sõpru ja oskusi. Tänapäeval märkavad tööandjad, kui sinu CV-s on kirjas vabatahtlikud tööd.
Vestlus
Kaasamise järgmise sammuna võid vabatahtliku kutsuda vestlusele, et registreerunute seast sobivamad kandidaadid välja valida.
Koolitamine
Oluline on meeskonna koolitamine. See on ühekssaamise protsess, kus kohtuvad põhimeeskond ja vabatahtlikud. Koolituspäev on hea võimalus rääkida organisatsiooni reeglitest, põhimõtetest ja meeskonna õigustest ning vastutusest.
Otsesed juhid näevad esimest korda enda vabatahtlikke ja tekib võimalus rääkida ameti detailidest.
Korraldamine
Me oleme jõudnud sündmuse korraldamiseni! Töö ladusaks kulgemiseks jälgi, et vabatahtlikule on seatud selged eesmärgid ja tegevuste elluviimiseks on olemas kõik vahendid ning info.
Määra vabatahtlikule otsene juhendaja. Kui vabatahtlikke on vähe ja töö on ühetaoline, siis võid otseseks juhendajaks olla sina ise. Aga ka sel juhul võid määrata ühe vabatahtlikest teiste koordineerijaks, siis saad sina sündmuse tervikpildil silma peal hoida.
Pidu
Sündmuse korraldus võiks lõppeda ühise peoga. Kiitus on kõige alus! Üksteise märkamine ja tunnustamine loob aluse heaks sõpruseks!
Kokkuvõtvalt pea meeles: Kaardista, kaasa, koolita, korralda ja kiida!
Head planeerimist!
Soovitused
Tutvu veebilehega www.vabatahtlikud.ee (sealt leiad juhendid nii vabatahtlikule kui ka kaasajale).Vaata ka Kultuurikompassi foorumil “Kuidas kultuuris osavalt vabatahtlikke kaasata” filmitud ettekandeid:
Jaan Ulst (PÖFF)Renata Kiss (Veszprem, Ungari)
Lemmit Kaplinski (TYPA)
Anti Lillak (ERM)
Salla Ponkala (Tampere, Soome)
Marija Pulokaite (Kaunas, Leedu)
Michaela Snopkova (Tšehhi)
Teele Vaalma (Klubi Tartu Maraton)
Eha Paas (Eesti Külaliikumine Kodukant)
Dan Prits (Tartu Rahvusvaheline Maja)
