Tegevusplaan (Angela Ader)
Tere, mina olen Angela ja räägin teile projekti tegevusplaani loomisest.
Tegevusplaan on üks tööriist, kuidas saavutada oma eesmärk või kuidas viia ellu äge kultuurisündmus.
See kõlab suure ja tähtsa asjana, kuid lihtsalt öeldes on see nende tegevuste ettenägemine, mis on sihile jõudmiseks vajalikud.
Teisisõnu on see projekti alguse ja lõpu vahele jääva aja sisustamine tegevustega, mis on suunatud projekti õnnestumiseks.
Tegevuskava loomisel tuleb üldjoontes mõelda kolmele küsimusele:
- milliseid ülesandeid on vaja täita;
- mis ajaks need peavad valmis saama;
- kes nende õnnestumise eest vastutab?
Kuid millest tegevusplaani loomisel alustada?
Mõtle hetkeks, milline sinu loodav kultuurisündmus olema peaks. Missugune see ideaalis välja võiks näha, kes seal esinevad, mis seal toimub? Miks see just Tartus ja Lõuna-Eestis toimuma peaks? Jäta see äge kujutluspilt endale meelde.
Järgmiseks võta appi paber ja pliiats või arvuti. Iseenesest saab tegevusplaani teha ka peas, kuid kultuuriprojekti puhul on erinevaid osapooli palju, mistõttu soovitan siiski asjad kirja panna.
Pane kirja kõik tegevused, mis tuleb kultuurisündmuse loomiseks ära teha. Väikse nipina võib tegevuskavaga seotud tegevused jagada kolmeks:
- ettevalmistavad tegevused (huvigruppide kaardistamine, koostöökokkulepete sõlmimine, partnerite leidmine, reklaami ja teavituse planeerimine, projektimeeskonna komplekteerimine jne)
- põhitegevused (projekti keskmes olevad tegevused, mis on otseselt seotud projekti eesmärkide saavutamisega)
- järeltegevused (lõppkohtumised, aruandlus, projektijärgne suhtlemine partneritega, tulemuste levitamine jne)
Järgmise sammuna tuleb mängu hea ajaplaneerimise oskus. Kõik tegevused tuleb viia ajagraafikule.
- Endalt tasub küsida, mis ajaks tuleb sammud saavutada.
- Tegevuskava visualiseerimiseks sobivad hästi nt Gantti graafik või ajajoon
- Minule meeldib ajajoon ja eelkõige tagurpidi planeerimine ehk backwards planning’u meetod. See on mind tegevuskava loomisel korduvalt aidanud. Tagurpidi planeerimisel tuleb kõigepealt mõelda sellele, mida saavutada soovid. Seejärel küsige endalt, millise verstaposti peate oma lõppeesmärgi saavutamiseks vahetult enne saavutama. Mida ja millal peate tegema, et saaksite oma lõpliku eesmärgi saavutada? Seejärel minge veidi tagasi. Mida peate enne viimase eesmärgi saavutamist tegema? Mõelge see läbi kuni tänase päevani. Seeläbi tekib ülevaade järjestatud tegevustest koos ajalise tähtaja ja vastutajaga.
Riskianalüüs on kultuurikorralduse töövahend, mis aitab tagada plaanipärase tegevuse ning vältida meeskonnale, esinejale ja publikule ebamugavaid või ohtlikke olukordi.
Koos riskidele mõtlemisega käib ka n-ö varuplaani loomine. Mida teha siis, kui kõik ei lähe ideaalplaani järgi. Riskianalüüsi ja varuplaanidega suurendad taas tõenäosust, et kõik õnnestub hästi ja nii, nagu sina seda planeerisid.
Lihtsalt tegevuskava kui dokumendi tegemine on mõttetu. Selle tegemise mõttekus on oluline, kui seda korraldusprotsessis ka kasutatakse. Kui tegevusplaan on valmis, siis on oluline seda ka pidevalt järgida, uuendada ning täiendada.
Kokkuvõttes: tegevuskava on elav organism ja see muutub ajas. Mõelge meeskonnaga läbi, millal te oma tegevuskava üle vaatate – iga kuu, üle kolme kuu või kord aastas. Leppige juba praegu strateegilised kohtumised kokku ja lisage kalendritesse.
Igaüks teeb oma peas igapäevase tegevusplaani. Kindlasti suudad ka sina luua tegevusplaani, mis aitab sul oma idee ellu viia.
Tartu 2024 tööriistakast ning taotlusvorm aitavad samm-sammult kirja panna kõik tähtsad sündmuse komponendid. Nii tekib tegevusplaan ehk selge ülevaade ja plaan tegevustest, mis tuleb enne üritust ära teha. Edu enda sündmuse tegevusplaani loomisel!
Soovitused ja lingid
Planeerimise alustamisel soovitan kõigepealt valida endale sobiv tööriist. See võib olla näiteks lihtne tabel (Google sheet põhist näidist vaata siit), või mõni Google'i platvormi projektijuhtimise mall. Samuti võib suurema projekti planeerimise üles ehitada erinevates teistes projektijuhtimise programmides (nagu ClickUp, Monday.com, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek). Vali endale sobivaim keskkond.Diana Civle (Riga 2014, meeskonnajuht) on soovitanud tegevuskava luues mõelda alljärgnevatele küsimustele:
Checklist of your event Why? Who? When? Where? What?:
Why this event is part of ECOC programme?
To whom you as organixer address this event?
When is right time to organise the event?
Where we organise the event, why right there and are all conditions of the venue/location good, accessible?
What is the aim of the event? What is novelity of your project? What is content of the event and how you convert it in the story of ECOC? What are you as organiser will do to make the audience feel welcomed and comfortable in the event? What are main risks of the event and how you will overcome them?
Küsimused on pärit Diana Civle ettekandest Tartu 2024 arendusprotsessis osalenud meeskondadele. Tutvu esitluse materjalidega (Slaidid).
Diana Civle – Riga 2014, Force Majeure
Peale ettekande kuulamist, oli võimalik esitada ka täpsustavaid, millele Diana Civle vastas kirjalikult. Tema vastustest leiab kasulikku lisainfot, kuidas luua tegevusplaani Euroopa Kultuuripealinna programmi projekti tegemiseks - Vastused on leitavad SIIT
“The 5 C’s of event management” - Conceptualisation, Cost & Control; Canvassing, Costumizing, Carrying out.
Marko Lõhmus riskianalüüsi loomine. Vt slaidid SIIN.
Priit Mikk tegevusplaani loomine töötoa slaidid: SIIN
Ka Lauluväljak on kirja pannud lihtsad nipid sündmuse tegevuskava loomiseks. Vaata ning tutvu nendega SIIN
Planeerimisel aitavad alato erinevad n-ö checklistid. Näiteks. ürituse planeerimise checklist no 1
Kui planeerite online-üritust, siis aitab eduka ürituse korraldamisel European pro online-event Checklist (Vaata SIIT). Pikemalt nende ideedest, kuidas kultuurisündmusi viia üle digimaailma, saab lugeda SIIT
Parimad andmete visualiseerimise tööriistad
Gantti diagramm
