• Eesmärk
  • Ellujäämise Kunstid
  • Programm
  • Lõuna-Eesti
  • Kultuurikompass
  • Uudised
  • SA Tartu 2024

Tegevusplaan

    /
  • Ettevalmistused
  • /
  • Abiks kultuurikorraldajale
  • /
  • Tegevusplaan

Tegevusplaan (Angela Ader)




Tere, mina olen Angela ja räägin teile projekti tegevusplaani loomisest.

Tegevusplaan on üks tööriist, kuidas saavutada oma eesmärk või kuidas viia ellu äge kultuurisündmus.

See kõlab suure ja tähtsa asjana, kuid lihtsalt öeldes on see nende tegevuste ettenägemine, mis on sihile jõudmiseks vajalikud.

Teisisõnu on see projekti alguse ja lõpu vahele jääva aja sisustamine tegevustega, mis on suunatud projekti õnnestumiseks.

Tegevuskava loomisel tuleb üldjoontes mõelda kolmele küsimusele:
  • milliseid ülesandeid on vaja täita;
  • mis ajaks need peavad valmis saama;
  • kes nende õnnestumise eest vastutab?

Kuid millest tegevusplaani loomisel alustada?

Mõtle hetkeks, milline sinu loodav kultuurisündmus olema peaks. Missugune see ideaalis välja võiks näha, kes seal esinevad, mis seal toimub? Miks see just Tartus ja Lõuna-Eestis toimuma peaks? Jäta see äge kujutluspilt endale meelde.

Järgmiseks võta appi paber ja pliiats või arvuti. Iseenesest saab tegevusplaani teha ka peas, kuid kultuuriprojekti puhul on erinevaid osapooli palju, mistõttu soovitan siiski asjad kirja panna.

Pane kirja kõik tegevused, mis tuleb kultuurisündmuse loomiseks ära teha. Väikse nipina võib tegevuskavaga seotud tegevused jagada kolmeks:
  • ettevalmistavad tegevused (huvigruppide kaardistamine, koostöökokkulepete sõlmimine, partnerite leidmine, reklaami ja teavituse planeerimine, projektimeeskonna komplekteerimine jne)
  • põhitegevused (projekti keskmes olevad tegevused, mis on otseselt seotud projekti eesmärkide saavutamisega)
  • järeltegevused (lõppkohtumised, aruandlus, projektijärgne suhtlemine partneritega, tulemuste levitamine jne)
Kindlasti ei tasu tegevuskava luua üksinda. Koosloome on kuulikindlama plaani loomiseks hädavajalik. Kui projektist huvitatud partnerid on leitud, siis jagage omavahel ära vastutusvaldkonnad. Ettevalmistusse ja projekti kirjutamisse kaasa kõik osapooled.

Järgmise sammuna tuleb mängu hea ajaplaneerimise oskus. Kõik tegevused tuleb viia ajagraafikule.
  • Endalt tasub küsida, mis ajaks tuleb sammud saavutada.
  • Tegevuskava visualiseerimiseks sobivad hästi nt Gantti graafik või ajajoon
  • Minule meeldib ajajoon ja eelkõige tagurpidi planeerimine ehk backwards planning’u meetod. See on mind tegevuskava loomisel korduvalt aidanud. Tagurpidi planeerimisel tuleb kõigepealt mõelda sellele, mida saavutada soovid. Seejärel küsige endalt, millise verstaposti peate oma lõppeesmärgi saavutamiseks vahetult enne saavutama. Mida ja millal peate tegema, et saaksite oma lõpliku eesmärgi saavutada? Seejärel minge veidi tagasi. Mida peate enne viimase eesmärgi saavutamist tegema? Mõelge see läbi kuni tänase päevani. Seeläbi tekib ülevaade järjestatud tegevustest koos ajalise tähtaja ja vastutajaga.
Nüüd on kirja saanud ideaalplaan – kui sina teed tegevused ära õigel ajal, siis saavutad oma eesmärgi, aga… meie tegevused ei lähe alati planeeritult. Ehk riskid, riskid, riskid.

Riskianalüüs on kultuurikorralduse töövahend, mis aitab tagada plaanipärase tegevuse ning vältida meeskonnale, esinejale ja publikule ebamugavaid või ohtlikke olukordi.

Koos riskidele mõtlemisega käib ka n-ö varuplaani loomine. Mida teha siis, kui kõik ei lähe ideaalplaani järgi. Riskianalüüsi ja varuplaanidega suurendad taas tõenäosust, et kõik õnnestub hästi ja nii, nagu sina seda planeerisid.

Lihtsalt tegevuskava kui dokumendi tegemine on mõttetu. Selle tegemise mõttekus on oluline, kui seda korraldusprotsessis ka kasutatakse. Kui tegevusplaan on valmis, siis on oluline seda ka pidevalt järgida, uuendada ning täiendada.

Kokkuvõttes: tegevuskava on elav organism ja see muutub ajas. Mõelge meeskonnaga läbi, millal te oma tegevuskava üle vaatate – iga kuu, üle kolme kuu või kord aastas. Leppige juba praegu strateegilised kohtumised kokku ja lisage kalendritesse.

Igaüks teeb oma peas igapäevase tegevusplaani. Kindlasti suudad ka sina luua tegevusplaani, mis aitab sul oma idee ellu viia.

Tartu 2024 tööriistakast ning taotlusvorm aitavad samm-sammult kirja panna kõik tähtsad sündmuse komponendid. Nii tekib tegevusplaan ehk selge ülevaade ja plaan tegevustest, mis tuleb enne üritust ära teha. Edu enda sündmuse tegevusplaani loomisel!

Soovitused ja lingid

Planeerimise alustamisel soovitan kõigepealt valida endale sobiv tööriist. See võib olla näiteks lihtne tabel (Google sheet põhist näidist vaata siit), või mõni Google'i platvormi projektijuhtimise mall. Samuti võib suurema projekti planeerimise üles ehitada erinevates teistes projektijuhtimise programmides (nagu ClickUp, Monday.com, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek). Vali endale sobivaim keskkond.

Diana Civle (Riga 2014, meeskonnajuht) on soovitanud tegevuskava luues mõelda alljärgnevatele küsimustele:

Checklist of your event Why? Who? When? Where? What?:

Why this event is part of ECOC programme?
To whom you as organixer address this event?
When is right time to organise the event?
Where we organise the event, why right there and are all conditions of the venue/location good, accessible?
What is the aim of the event? What is novelity of your project? What is content of the event and how you convert it in the story of ECOC? What are you as organiser will do to make the audience feel welcomed and comfortable in the event? What are main risks of the event and how you will overcome them?

Küsimused on pärit Diana Civle ettekandest Tartu 2024 arendusprotsessis osalenud meeskondadele. Tutvu esitluse materjalidega (Slaidid).

Diana Civle – Riga 2014, Force Majeure

Peale ettekande kuulamist, oli võimalik esitada ka täpsustavaid, millele Diana Civle vastas kirjalikult. Tema vastustest leiab kasulikku lisainfot, kuidas luua tegevusplaani Euroopa Kultuuripealinna programmi projekti tegemiseks - Vastused on leitavad SIIT

“The 5 C’s of event management” -
Conceptualisation, Cost & Control; Canvassing, Costumizing, Carrying out.

Marko Lõhmus riskianalüüsi loomine. Vt slaidid SIIN.

Priit Mikk tegevusplaani loomine töötoa slaidid: SIIN

Ka Lauluväljak on kirja pannud lihtsad nipid sündmuse tegevuskava loomiseks. Vaata ning tutvu nendega SIIN

Planeerimisel aitavad alato erinevad n-ö checklistid. Näiteks. ürituse planeerimise checklist no 1

Kui planeerite online-üritust, siis aitab eduka ürituse korraldamisel European pro online-event Checklist (Vaata SIIT). Pikemalt nende ideedest, kuidas kultuurisündmusi viia üle digimaailma, saab lugeda SIIT

Parimad andmete visualiseerimise tööriistad

Gantti diagramm


TAGASI SISUKORDA

tartu2024@tartu2024.ee
Raekoja plats 6, 51003, Tartu

Saa osa

Programm Ellujäämise Kunstid Kultuurikompass Taotlusvoorud

Ole teadlik

Uudised Faktileht Logod CVI

Võta ühendust

Kontakt Kutsu esinema Liitu uudiskirjaga Avalik teave
  • EST
  • ENG
  • Eesmärk
    • Mis on Euroopa kultuuripealinn?
  • Ellujäämise Kunstid
    • Tartu 2024 keskkonnastrateegia
    • Keskkonnahoidlike sündmuste korraldamise juhend
      • Materjalid ja ostud
      • Toitlustus ja veekasutus
      • Jäätmekäitlus
      • Transport
      • Energia ja ressursitõhusus
      • Arvestamine ümbruskonna ja kogukonnaga
      • Kommunikatsioon
      • Soovitused külastajale
    • Tartu 2024 lõppvooru kandidatuuriraamat
    • Abiks kultuurikorraldajale
  • Programm
    • Lisaprogramm
      • KKK
  • Lõuna-Eesti
    • Tartu 2024 koostööleping
    • Uudised Lõuna-Eestist
  • Kultuurikompass
    • Kultuurikompassi uudised
    • Eelmised foorumid ja materjalid
  • Uudised
  • SA Tartu 2024
    • Avalik teave
    • Faktileht
    • Partnerid
    • Tartu 2024 Extended
    • Vabatahtlikud
    • Praktika
    • Esinemise päringud
    • Andmekaitsetingimused
  • EST
  • ENG