Meeskondade loomine ja motiveerimine (Kuldar Leis)

Tere, minu nimi on Kuldar Leis ja räägin meeskondade loomisest ning motiveerimisest.

Järgnevates taotlusvoorudes saabub kõigile suur võimalus viia ellu sündmuslikke kultuuriprojekte suuremalt kui kunagi varem.

See paneb ka kõik korraldajad suure vastutuse ette. Kas ma saan oma seniste abijõudude ja tugimeeskonnaga hakkama või vajan lisajõude?

Sina kui idee autor vajad enda ümber meeskonda.

Kui sul on olemas projekti üldidee, kaardista ära kõik valdkonnad, milles sa tunned, et peaksid kaasama lisajõudu ja -kompetentsi.

Esmalt soovitan, et jagaksid valdkonnad kaheks. Ühel pool on projekti meeskond, kes tegeleb korraldusliku poolega, ja teisel pool need, kes on kutsutud, et välja voolida loominguline teravik.

Võtamegi näiteks loomingulise meeskonna. Mõtle, kes võiks olla kogu loomingulise poole eest vastutaja. Kui oled leidnud eestvedaja, ükskõik, kas nimetad teda lavastajaks, kuraatoriks või loominguliseks juhiks, siis kaardistage koos, millist lisajõudu võiks tema osakond vajada: inimest, kes vastutab koreograafia eest; inimest, kes vastutab muusikalise terviku eest jne. Loominguline meeskond kaasab omakorda artiste ja loojaid. Nii muutuvad nemadki osaks sinu meeskonnast, kuigi sa ei pruugi nendega ise kordagi kontakti astuda. Ka nemad peavad läbi selle, et sina oled oma meeskonnaliikmetega leppinud kokku tegevussuundades ja -plaanis, olema projekti eesmärkide nimel väljas ja endast maksimumi andma.

Kui sa kirjutad kokku projektiplaani, siis näed, et vajad enda kõrvale abi valdkondades, mis on väga spetsiifilised. Igaühel meist on tugevaid külgi, kuid suure projekti eesotsas seistes on parem, kui saaksid ise keskenduda suurele pildile ja annad kitsastes valdkondades otsused ja töölõigud realiseerimiseks oma ala proffidele.

Näiteks turundus ja teavitus. Kas vajad eraldi inimest, kes tegeleks teavitustegevuse ehk kommunikatsiooniga? Kindlasti vajad inimest, kes aitab sinu projektimeeskonna teod ja sõnumid nähtavaks muuta. Kui tahad oma sündmustele pileteid müüa (ja seda sa ju kindlasti soovid!), siis on vaja meeskonda inimest, kes tegeleks turundusega. Keegi peab ju ka reaalselt tegelema piletimüügi korraldamisega – äkki vajad müügijuhiks eraldi inimest, kes tunneb ja teab, mismoodi korraldada piletimüüki, suhelda Piletilevi, Piletimaailma, Fienta või muu müügiplatvormiga, ning kuidas komplekteerida omakorda piletimüüki, -kontrolli jne.

Kui mängu tuleb raha, siis on kindlasti ääretult tähtis, et leiaksid oma meeskonda inimese, kes tegeleb finantsmaailmaga. Ei oma tähtsust, kas tema töönimetuseks on raamatupidaja, finantsjuht või hoopis midagi muud, oluline on, et ta aitaks silma peal hoida üldeelarvel ja kõigil raamatupidamislikel nüanssidel, arvetel ja rekvisiitidel ning juhiks tähelepanu, kui esile hakkavad kerkima eelarvelised mured. Lisaks peaks ta aitama hiljem koostada kokkuvõtteid, esitada süstematiseeritult kuludokumente jne.

Valdkondi on palju. Mõtle meeskonda koostades läbi kõik etapid, mis su projektis abijõude vajavad. Kes vastutab kogu tehnilise maailma eest? Millised inimesed võivad omakorda aidata tehnilist direktorit kitsa valdkonna lõikes: lavade, heli- ja valgustehnika eest vastutajad? Keegi peab kogu selle maailma üles ehitama. Kes on sinu projektimeeskonna ehituslik juht? Kas ta vajab ehitusmeeskonda?

Kindlasti võid palju abi loota ka vabatahtlikelt. Kuid ka nemad vajavad juhti, kes neid koordineeriks, õigel ajal teavitaks, töö iseloomust aimu annaks ja toetaks.

Mis on organisatsiooni sisuline vabadus? Siit jõuame ka uue märksõnani: motivatsioon.

Selleks, et kõik teaksid oma ülesandeid, on tähtis, et nad mõistaksid oma positsiooni, panust meeskonnas ning mis on otsustustasand ja vabadus igal tasandil. Kui palju neile otsustusvabadust anda? Siit kasvavad välja usaldus ja motivatsioon.

On tähtis, et kõik oleksid ühes teadmisteväljas ja teaksid oma volituste piire ning suurt eesmärki, mille poole püüdlete.

Minu soovitus on, et kui piirid on kokku lepitud, siis anna inimestele võimalus nende piires vabalt tegutseda ja otsustada. Usalda oma meeskonda – sa oled toonud kokku oma ala parimad, kes teavad kindlasti alaspetsiifiliselt paremaid lahendusi, rikastades nii sind kui ka sinu projekti.

Kuidas leida meeskonda inimesi? Vaata üle oma sõpruskond. Vaata ringi Tartus ja Lõuna-Eestis, kohtu inimestega ja leia ühine keel. Ära unusta ka Põhja-Eestit. Eesti on nii väike, et soovitan ära kasutada KÕIK head tegijad, kes siin toimetamas on, rääkimata sellest, et Euroopa kultuuripealinna meeskonnas võiks ju olla tegijaid ka väljastpoolt Eestit.

Meeskond on selleks, et tuua tiimi uusi teadmisi ja oskusi.

Usaldus – kui kõik on nõus liikuma ühtse eesmärgi suunas, siis usalda valitud inimeste pakutavaid lahenduskäike ja ettepanekuid.

Motivatsioon – kui meeskonnaliikmed tajuvad, et neid usaldatakse ja väärtustatakse, siis pingutavad nad veelgi enam ja on suurem tõenäosus, et su moodustatud tiim on ühtne, tugev ja inspireeritud suuri tegusid tegema.