Eelarve (Toomas Peterson)

Jaapanlastel on ütlus: „Visioon tegevuseta on unenägu, tegutsemine ilma plaanita on õudusunenägu.“ Täna räägin eelarvest, mis on oluline tööriist, jõudmaks ilusast ideest päriselt toimiva sündmuse ja sellest saadava elamuseni.

Olen kuulnud, et paljud kardavad koostada eelarvet, öeldes, et see on raske ja nad ei tea, mida sinna kirjutada. Julgen neid rahustada, et kui on olemas idee, mida teha, on teada, kuidas teha ja kes teevad, siis on eelarve pigem vormistamise küsimus. Kuidas nii? Sest eelarve pole midagi muud kui kõige nimetatu nimekiri koos maksumustega. Vaatame lähemalt.

Enne eelarve koostamist on muidugi vaja selgeks mõelda, miks üht või teist üritust korraldama hakkame. Kui meile on selge, millist väärtust me pakkuda soovime, millised on meie eesmärgid ja millist mõju loodame saavutada, siis järgmine samm, kuidas, on juba otseselt eelarvega seotud. Soovitan võimalusel märkida kõik vajalikud tegevused üles koos maksumustega. Nii saab kiiresti selgeks, millised kulud meie soovidega kaasnevad. Kui kulud on selged, saame vaadata, millistest allikatest neile rahalist katet otsida.

Kui see on nii lihtne, kas võiks siis eelarvet üldse mitte teha? Ja miks peab seda üles märkima? Ega eriti lihtsatel juhtudel peagi. Poest saia ja piima ostes me ju teame peast, kui palju need maksavad ja kas meil on selleks raha. Ürituste korraldamisel on aga detaile enamasti märgatavalt rohkem. Minul on küll vaja enda jaoks märkmeid teha, sest siis ma ei unusta neid vaadata ja täiendada. Mida suurem on üritus, seda rohkem on detaile, mida meeles pidada. Meeskonna kasvades on vaja seda infot ka vahetada ja kogu tiimiga samas inforuumis püsida. Seda ilma kirjalike märkmete, struktureeritud info ja eelarveta teha ei saa. Ei maksa loota, et meil on aega sõbrale ära rääkida kõik, mida plaanime. Kõik ei jää meelde ja alati peab olema koht, kust järele vaadata ja kontrollida. Ning õnnestumiseks ei tohi midagi kahe silma vahele jääda.

Käime läbi ürituskorralduse olulisemad etapid.

Tegevuskava – vaatame, kas kirja on saanud kõik tegevused soovitu saavutamiseks. Korraldamise mõttes ei alga kontsert iialgi siis, kui esineja lavale tuleb. See algab palju varem.

• Millal tuleb idee ja milline see on?
• Kas on vaja kedagi kaasata ja kellegagi arutada?
• Kas on vaja luua või tellida muusika (näiteks leida noodid)?
• Kes aitab ja kui palju see aega võtab?
• Milliseid mängijaid on esituseks vaja?
• Millisel mängutasemel peavad nad olema?
• Kui palju harjutusaega nad enne proovi vajavad (ehk millal hiljemalt noodid saata) ja mitut proovi üheskoos vajatakse?
• Kes annab pärast kontserti autogramme?
• Kes, millal ja millise ajaga lava maha võtab?
• Millal peavad arved tasutud olema?
• Kellele ja mis ajaks on vaja esitada aruanded (sh autoritasud)?

Iga sellise küsimuse ja (kulu)rea taha tuleb eelarvesse panna hind ning arvestada kuluva ajaga. See ongi tegelik eelarve.

Eelarve koostamise kõige keerulisem hetk on tegevuse järele maksumuse kirjutamine. Enamasti me seda ei tea ja loomulikult tunneme ennast seetõttu kehvasti. Hullemal juhul isegi nii halvasti, et tahame käega lüüa, pooleli jätta ja väita, et ei oska eelarvet teha. Tegelikult oleme tegevuste nimekirjaga astunud juba suure sammu edasi – me teame, mida me ei tea ja mida on vaja järgmiseks välja uurida.

Eeldamine on kõigi läbikukkumiste alus, nagu kordavad mitmed kogenud korraldajad. Seega ei maksa enne alla anda, kui maksumused on välja uuritud ja vastavad pakkumised kokku kogutud. Ainult internetis olevatest hinnakirjadest ei pruugi piisata. Hea oleks lisaks selgitada, kas teenus on saadaval ka sündmusele vajalikul ajal ja kohas, ning mõnel juhul sõlmida isegi eelkokkuleppeid. Näiteks suuremat mõõtu lavasid ei ole turul palju ja kui teised korraldajad on need juba hõivanud, siis ainult maksumuse teadmisest ei piisa.

Kui tegevused, meeskonnaliikmed ja keerulisemad valdkonnad nagu teavitus ja kommunikatsioon, reklaamid ning finants- ja juriidiline nõu on kirjas, tuleb neile hakata otsima rahalist katet. See on omaette nimekiri tegevustest ja kuludest. Kui raha on olemas ja seda saab lihtsalt kulutada, on lihtne. Enamasti see aga nii pole ja tuleb leida, kellelt seda küsida. Õnneks on meie kultuuriruumis päris palju institutsioone, kes kultuuriürituste toimumist toetada soovivad, seda nii avalikus kui ka erasektoris. Samuti ei piirdu see ainult ettevõtete ja asutustega, vaid ka eraisikud on valmis nii annetama kui ka vabatahtlikult appi tulema ja käed külge panema.

Eelarves on nüüd oluline, et iga kulurea taha saaks info, kellelt vastav rahaline kate tuleb. Nüüd on põhjust öelda kuulus lause, et eelarve peab olema tasakaalus. See tähendab, et ei saa kulutada rohkem, kui on raha ja vahendeid. Isegi kui vahe kaetakse laenuga, tuleb ka selleks raha leida ja see tagasi maksta. Kui raha peaks üle jääma, siis saab teha kulutusi, mida esmalt ei saadud endale lubada, see tagastada või järgmise sündmuse fondi panna.

Kirja tasub panna ka read ja teenused, mis saadakse tasuta. Näiteks täna on kokkulepe, et naabrimees laenab või on mu sõbra bändil midagi olemas, aga kui olukord muutub ja nad mingil põhjusel aidata ei saa? Siis oleks hea teada, kui palju sellise teenuse ostmine maksab ja kuidas seda ostu rahastada.

Enamasti on keeruline just tasakaalu saavutamine, sest mõnikord ei leidu finantseerijaid piisavalt või nad ei soovi toetada seda kulu, mida korraldajal vaja on. Siit algabki tegelik töö. Kuna eelarve kirjeldab planeeritavaid tegevusi, pole selle muutmine lihtsalt numbri muutmine tabelis, vaid tegeliku tegevuse muutmine eespoolsetes etappides. Näiteks:

• Kas saadan takso järele või palun liinibussiga tulla?
• Kas asjad mahuvad (naabrimehe) autosse ära või pean suurema tellima?
• Kas saan endale lubada parema akustikaga, aga ka kallimat saali või pean piirduma vähem sobiva, aga see-eest odavamaga?
• Kas saan hoopis õues teha?
• Aga siis pean ehitama lava ja heli- ning valgussüsteemid, mis mul saali rentides on kohe olemas ja hinna sees. Kui palju need maksvad ja kes neid pakub?
• Riskistsenaariumid – mis siis, kui on vaja järgmisest nädalast territoorium piirata ja kõigi saabuvate külaliste (aga ka teenindava personali) Covid-passe kontrollida?
• Kas lisanduvate kulude katmiseks saab tõsta piletihinda või on see ebarealistlik?
• Kellele esitada finantseerimistaotlus? Milliseid kulusid nad katavad ja milliseid mitte?

Alles siis, kui kõik selliselt tekkivad küsimused on saanud vastused, kirja ja rahastatud, saab projekti hakata päriselt ellu viima, olles sealjuures pidevalt valmis töö käigus selguvateks muudatusteks. Eelarvetabel on enda jaoks tervikpildi loomisel väga suureks abiliseks ning seda on hea meeskonnaliikmetega jagada.

Aeg. Tagurpidi ajaarvestus on üks võtmetegevustest. Näiteks kui tahan anda kontserdi aasta esimesel päeval, siis millal peaksin korraldamisega alustama?

• Millal peaksin esitajad, ruumi ja tehnika broneerima?
• Millal peaksin piletid müüki panema?
• Millal peavad mul kokkulepped tehtud olema, veendumaks, et saan piletiostjale anda õiget infot ja teen teoks, mida luban?
• Millal pean selleks rahataotlused esitama?
• Kuidas teen esitajatega kokkuleppeid, kui mul veel tasumiseks raha ei ole, sest ma alles taotlen seda? Samas kui raha saan, peab ju kõik lubatu toimima.

Tööriistast nimega Excel. Ajakirjanduses on tehtud palju nalja ja etteheiteid Exceli tabelitele ja üldse tabelarvutusele, mainides, kuidas need justkui meie elu juhivad. Mul on seda alati olnud kurb kuulda. Kui ma ei oska haamriga naela tabada ja löön näpu pihta, siis on tegu minu oskamatusega tööriista kasutada. Exceli võimaluste mittetundmine ja seega ka mittekasutamine ei tee tööriista halvaks. Samuti ei otsusta Excel midagi ise, otsustavad ikka inimesed, kasutades andmehulkades sisalduvat informatsiooni. Küll aga on tabel hea

• info süstematiseerimiseks ja grupeerimiseks,
• valemite kasutamiseks.

Laske palun masinal teha tööd, mida ta oskab, ja pange see liitma, lahutama, korrutama, jagama, protsenti arvutama, summeerima, linkima jne. Kui inimene on sisestanud valemid õigesti, siis masin arvutab väga kiiresti ja alati täpselt.

Korraldasime eelmisel aastal Tartu 2024 meeskonnaga mitmeid seminare kultuurikorralduse teemadel, sh eelarvete koostamisest ja rahaliste vahendite leidmisest. Üks nendest seminaridest on ka salvestatud ja saab kättesaadavaks siinses tööriistakastis. Julgustan seda vaatama ja kaasa mõtlema. Muidugi ei saa eelarvestamist lõpuni selgeks eelmainitud video ega soovitatud seminari läbitöötamisega, sest – nagu paljuga siin maailmas – uuest aknast sisse piiludes avaneb selle taga terve uus maailm. Iga maailm koosneb paljudest detailidest ja kõike ei saa teada ega osata. Kuid saab uurida ja juurde otsida. Eri koolides on kursused ja õppekavad, kus ennast soovi korral täiendada saab. Muidugi on oluline praktika – et soov ei jääks vaid unenäoks, tuleb teha plaan ja seda korduvalt teostada.

Horoskoobi mitmete kuulsate laulude heliloojalt ja dirigendilt Kustas Kikerpuult küsiti kord, kuidas ta oskab kirjutada nii häid lugusid ja orkestratsioone. Tema vastus oli, et esimesed 25 lugu lähevad aia taha, ja mida kiiremini see juhtub, seda kiiremini hakkab välja tulema. Seega harjutage, mängige sõpradega plaane läbi, tehke mõttetööd ja leidke need kohad, kus pole vaja ebaõnnestumist karta. Te jõuate õnnestumiseni, kui mõtlete detailid korralikult läbi, ei jäta midagi kahe silma vahele ning tekitate endale võimalused vajadusel paindlikult plaane täiendada.

Soovin õnnestumisi kultuurikorralduses ja elamusi sündivates ettevõtmistes!

Lisamaterjale:

Esitluse slaidid